Переезд склада стороннему обывателю может показаться набором хаотичных действий. На самом деле все строится по заранее продуманному плану, ведь владельцу компании важно, чтобы склад как можно быстрее снова оказался в строю и мог бесперебойно выдавать заказы.
Поводы для переезда склада
Так как перемещение всех товаров и оборудования – хлопотное, ресурсозатратное мероприятие, к нему стараются прибегать только в крайних случаях. Самая распространенная причина – расширение оборота компании. Площади складского помещения уже недостаточно для всего ассортимента, и приходится искать новые варианты.
Могут возникнуть разногласия по аренде: существенно поднялась стоимость, владелец помещения отказался продлевать срок аренды, здание закрывается на реконструкцию или под снос. Также некоторым компаниям со временем становится актуальным близкое расположение склада к головному офису/офису продаж.
Выбор помещения для нового склада
Причины для передислокации склада могут возникнуть внезапно, поэтому, для минимизации рисков, владельцу бизнеса стоит заранее продумать план переезда, рассчитать потенциальные расходы и держать на примете возможные варианты помещений на замену.
Как правило, предложения на рынке ограничиваются тремя основными вариантами:
- Специально приспособленные одноэтажные склады. Это самый дорогой вариант, т.к. он предполагает ровное покрытие в помещении, возможность высокой нагрузки на пол, продуманные зоны подъезда и выгрузки транспорта.
- Здания советских заводов и цехов, переделанные под склады. Это также неплохой вариант, т.к. такие помещения в основном рассчитаны на высокую нагрузку. Однако они редко бывают одноэтажными, а значит, будут дополнительные сложности с погрузкой и грузовыми лифтами.
- Здания, которые были реконструированы под склады, но изначально не приспособленные для этого (ангары, хранилища). Для современных, технологичных складов это худший вариант, т.к. в нем редко бывает надежное и ровное напольное покрытие. Придется вложить немалые средства в ремонт.
Такие склады часто используют крупные компании с большим оборотом. Малый и средний бизнес реже выбирает данный вариант.
Факторы, влияющие на решение об аренде
Ключевыми моментами будут площадь, надежные перекрытия пола и, конечно, стоимость аренды. Но стоит принять во внимание и другие факторы.
- Удобство подъезда техники любых габаритов (в т.ч. спецтехники) для погрузочно-разгрузочных работ – это бесспорное преимущество любого складского помещения.
- Территориальное местонахождение склада – важно, чтобы оно было удобно не только вам, но и вашим поставщикам, а также транспортным компаниям.
- Наличие уже проведенных коммуникаций, пожарного оборудования, вентиляции и пр. – такое помещение, скорее всего, будет дороже, но сэкономит вам средства на ремонте и время на подготовку.
- Парковочные места – дополнительный плюс для ваших сотрудников и вас при посещении склада.
Для некоторых систем хранения высота потолков также играет роль. Высокие стеллажи позволяют экономить место.
Как подготовиться к переезду склада
Чтобы максимально учесть все детали и качественно спланировать переезд, вам нужно сосредоточиться на двух основных направлениях: подготовка нового помещения; упаковка продукции и оборудования в старом помещении.
Для этого разрабатывается подробный план. В нем определяется порядок действий и временные рамки: что перевозится первым, а что – в последнюю очередь. Распределяются зоны ответственности каждого сотрудника, при необходимости докупаются стеллажи и мебель.
Если вы ни разу не сталкивались с переездом предприятия, а ваша компания не располагает большими ресурсами, то лучше всего будет пригласить сторонних специалистов. Они могут не просто составить для вас план, но и полностью реализовать переезд "под ключ".
Особенности работы отдела продаж
Переезд склада влечет за собой изменения в работе менеджеров по продажам. Желательно, чтобы в момент транспортировки складских запасов в новое помещение клиентам выдавалось как можно меньше заказов. В идеале выдачу товаров лучше полностью приостановить, но далеко не все компании могут позволить себе такие убытки.
Поэтому выбирается наиболее спокойный период продаж, а менеджеры в ручном режиме договариваются с клиентами о сроках поставок, чтобы не вызвать негативной реакции и при этом минимизировать нагрузку на склад. Кстати, отдел закупок также важно подключить к процессу.
Алгоритм перевозки склада
Прежде всего вам потребуется провести полную инвентаризацию. Для этого, опять же, лучше пригласить сторонних специалистов – это обеспечит объективность результатов и не позволит товарам "потеряться" в суматохе переезда.
Если у вас есть тяжелое оборудование, крупные грузы, то при переезде не обойтись без спецтехники и такелажных работ.
Перед непосредственно переездом убедитесь, что новое помещение готово к приему оборудования и товара, нанесена разметка. У вас и сотрудников, принимающих участие в переезде, должно быть четкое представление, где будут находиться стеллажи и упаковочное оборудование, куда ставить короба с товарами.
В старом помещении рассортируйте товары по группам. Обычно сначала перевозят товары, которые востребованы меньше всего. Следом – товары среднего спроса и лишь в последнюю очередь самые востребованные единицы. Такая схема как раз позволяет не останавливать выдачу заказов клиентам
Заранее начните демонтаж стеллажей, надежно упакуйте их и закрепите на паллетах, чтобы к приезду транспортной компании все было готово к погрузке. Также следует поступить и с упаковочным оборудованием, но его лучше перевозить попозже, вместе с востребованными товарами.
В день переезда проинструктируйте всех сотрудников склада и распределите фронт работ – это поможет избавиться от суеты. На каждом участке должен быть ответственный, который следит за соблюдением тайминга. Идеального плана не бывает, и что-то обязательно пойдет не так, но четкое понимание обязанностей каждого сотрудника позволит быстро исправить ситуацию.
Назначайте на роль ответственного опытных сотрудников склада, которые легко разбираются в ассортименте.
Что делать после переезда склада
Не стоит расслабляться, как только последняя коробочка заняла свое новое место. Предстоит еще один непростой этап. Во-первых, потребуется провести инвентаризацию снова – убедиться, что нет расхождений (а если они появились, то предпринять меры).
Во-вторых, понадобится потратить несколько недель на "притирку" – склад не сможет в первый же день заработать в прежнем темпе. Как минимум, нужно время на пуско-наладочные работы оборудования и оптимизацию действий сотрудников на новом месте. В зависимости от объемов номенклатуры и площадей этот процесс займет от пары недель до пары месяцев.
