Пожалуй, самое сложное и затратное мероприятие в жизни склада – это его переезд. Чтобы все прошло быстро, спокойно и без стресса, рекомендуется заранее подготовиться и составить максимально продуманный план действий.
Содержание
Нормативы переезда склада
Единых правил или ГОСТов для этого процесса не разработано, т.к. каждая компания организует его под свои собственные условия и регламенты. Если говорить об общем алгоритме, то можно выделить несколько главных этапов:
- Первичная инвентаризация всех единиц хранения – вам нужно заранее понимать объем и количество всего, что нужно перевезти.
- Упаковка и перемещение товаров, оборудования, мебели и демонтаж стеллажей – заранее распределите роли всех участников процесса и разметьте зоны временного размещения вещей.
- Сборка стеллажей на новом месте – убедитесь, что соблюдены регламенты по испытанию сборных конструкций, и все надежно закреплено во избежание несчастных случаев.
- Расстановка товара, оборудования и мебели – закладывайте минимум 2 недели на адаптацию склада к новому месту.
- Итоговая инвентаризация – завершающая проверка необходима для полноценного запуска отгрузки готовых заказов и приемок от поставщиков.
Разумеется, новое помещение следует заранее подготовить (создать план расстановки, нанести разметку, сделать ремонт, если требуется), а в старом – произвести уборку и вывезти мусор. Процесс переезда можно немного ускорить, если вы закупаете новые стеллажи, а не перевозите старые.
В этом случае вы можете заранее собрать их и сразу же размещать товар при перевозке, не дожидаясь монтажно-демонтажных работ.
А старые стеллажи разобрать параллельно, пока происходит выгрузка всех единиц хранения на новом месте.
Какие факторы влияют на переезд
Зачастую перемещение склада – это вынужденная мера. Она случается по хорошему поводу, например, когда бизнес идет в гору, и компания расширяется или переходит на склад выше классом. Но бывают и не самые приятные причины для переезда склада. Например, собственник неожиданно меняет условия аренды, или прибыли компании не хватает на покрытие расходов на помещение данной площади.
В любом случае, такой процесс всегда влечет за собой финансовые затраты и дополнительную нагрузку на бизнес. Поэтому, если переезд не стал для вас неприятной неожиданностью, старайтесь планировать его на спад сезонной активности, присущей вашей сфере продаж. Так вы снизите потенциальные потери из-за временной невозможности отгрузить заказы клиентам. Плюс не в сезон, как правило, на складе находится меньший запас продукции.
Для чего нужна инвентаризация
Не всегда очевидна польза сразу двух подряд проверок всех материальных ценностей на складе – это может показаться пустой тратой времени. Особенно в небольших компаниях, где всегда не хватает рабочего ресурса на соблюдение разного рода формальностей "от и до". Однако это необходимый этап переезда, который избавит вас от целого ряда проблем.
Во-первых, любая инвентаризация позволяет выявить актуальное количество товара или сырья – редкой компании удается поддерживать безупречное состояние, даже с учетом всех современных систем автоматизации. Человеческий фактор всегда присутствует: где-то забыли списать или оприходовать товар, что-то ошибочно разместили в зоне для брака и т.д.
Сверка остатков непосредственно перед переездом поможет убедиться в актуальном наличии товаров и эффективнее спланировать работу вашего бизнеса.
Во-вторых, проверка всех единиц хранения до и после переезда убережет вас от случайных потерь или нечестности сотрудников. Нередки случаи, когда пара коробок остается по ошибке на старом месте или забывается в машине. А бывает, что кто-то намеренно присваивает себе собственность компании, надеясь, что в суматохе ничего не заметят. Особенно если сотрудники сменяются часто, или вы нанимаете для переезда разнорабочих из непроверенных организаций.
Как облегчить переезд склада
Если вы никогда не сталкивались с коммерческим переездом, но хотите справиться со всем быстро и с минимумом потерь, то самым очевидным решением будет найм профессионалов. Многие такелажные компании легко помогут вам справиться с этой задачей, особенно когда дело касается не просто перетаскивания коробок, а перевозки тяжелых упаковочных прессов, термоусадочных машин и пр.
Выгоднее всего, когда подрядчик организует переезд "под ключ.
То есть он помогает вам и с предварительной подготовкой, и с погрузочно-разгрузочными работами, и с демонтажом оборудования, и с транспортом, и с обустройством на новом месте. Благодаря этому вы избавитесь от лишних простоев и беспорядка, а также не будет размытия зоны ответственности при работах.
Организация сотрудников
Разумеется, привлечение внешней компании для переезда склада не означает, что ваши собственные сотрудники не будут участвовать в процессе. Ведь они лучше всех знают, что и где расположено в старом помещении. Да и в размещении на новом месте они заинтересованы в первую очередь, чтобы оперативнее привыкнуть к новому месту. Поэтому в день переезда важно заранее проинструктировать каждого сотрудника: описать очередность работ, тайминг и зону его непосредственных действий.
На всех важных "узловых точках" должны быть назначены ответственные лица, которые будут следить за порядком и сроками.
Современные системы автоматизации
Еще один помощник (правда, отчасти виртуальный), который может облегчить вам процесс полноценного запуска склада в новом помещении – это система автоматизации склада WMS. Сразу скажем, что этот способ подойдет не всем компаниям, т.к. для разработки и обслуживания программы требуется дополнительный бюджет.
Зато вы сможете загрузить в систему план расстановки стеллажей на складе, отметить, что и в каком количестве хранится на каждой полке. И после этого, когда нужно будет собрать заказ, система покажет сотруднику, к каким именно стеллажам и в каком порядке ему сейчас нужно подойти. Таким образом, работникам склада не придется долго привыкать и заучивать, что и где хранится в новом помещении. К тому же будет проще учитывать остатки и планировать закупки.
